Organizar o Escritório: Aplicação da Metodologia 5´s ao Espaço Administrativo e ao Arquivo
10ª EdiçãoO escritório e o arquivo desorganizado constitui, em muitas empresas, um problema diário que faz perder tempo à procura de pastas ou documentos que deviam estar num local e já ninguém encontra. Por vezes o extravio de documentos acarreta custos ou prejuízos avultados, já não contando com os custos da falta de informação aquando de momentos de tomada de decisão.
Aliar a metodologia japonesa dos 5Sà à área administrativa é a proposta desta formação. Iremos trabalhar ideias e soluções para conseguir que o arquivo fique organizado de forma mais visual, criar formas de garantir que todos os colaboradores conheçam a metodologia de arquivo e ainda, trabalhar o ambiente do escritório na perspetiva Lean de redução de desperdício, seja, de movimentos, seja de processos lentos, ou até mesmo de stocks.
Renove a forma como olha para a organização do seu espaço administrativo. Conheça a metodologia dos 5S`s! Desafie-se!!
- Organizar o espaço administrativo e o arquivo em geral, de forma a que os documentos se encontrem rapidamente
- Conhecer a metodologia 5S`s e a sua aplicação prática no ambiente administrativo
- Organizar a documentação e arquivo de acordo com a metodologia dos 5S`s
- Aplicar a metodologia a todo o ambiente administrativo para aumentar a eficiência e a eficácia do trabalho de todos
- Reduzir o desperdício: de movimentos desnecessários, tempos de procura, de processos lentos, de excesso de stock
2 – Os 5 passos da metodologia
- Separar
- Arrumar
- Limpar
- Normalizar
- Manter (Disciplina)
- Teoria das três idades do arquivo – separação
- Localização adequada do arquivo – arrumação
- Manter o arquivo em bom estado de conservação – limpeza
- Criação de plano de arquivo – normalização
- Fazer o arquivo diariamente disciplina
5 – Exemplos da aplicação da metodologia 5S`s à área administrativa
6 – Vantagens da metodologia 5S´s
- Aumento da eficiência, redução de tempos de procura, melhoria da comunicação empresarial, menor esforço físico dos colaboradores, mais qualidade, melhores rendimentos
- Chefes de equipa,
- Gestores,
- Pessoal Administrativo,
- Secretárias,
- Gestores da qualidade,
- Consultores da qualidade,
- Contabilistas,
- todos os interessados em aprofundar o seu conhecimento neste tema.
Vão ser utilizados métodos pedagógicos afirmativos e ativos: alternância de exposições teóricas com exercícios práticos com valorização do autodiagnóstico e espírito autocrítico.
Cláudia Rodrigues, Dra
Licenciada em Relações Internacionais pela Universidade do Minho, é formadora acreditada desde 2000, e consultora na Área Comportamental, administrativa e Organização Empresarial. Foi pioneira em Portugal da criação de uma empresa de serviço de secretariado online, da qual é gerente. Desde 2014 é docente convidada do IPCA – Instituto Politécnico do Cávado e Ave, lecionando a disciplina de Práticas de secretariado e Assessoria ao curso TESP Apoio à Gestão. A sua experiência em ações de formação e consultoria em contexto empresarial público e privado, confere às ações de formação um contexto dinâmico, orientado para a implementação no contexto de trabalho.
O valor da inscrição é de 220.00 € + IVA (23%), valor total de 270.60 € pagável ao CENERTEC até à data de realização do Curso e inclui:
- Acesso à Plataforma E-Learning
- Acesso à Documentação de Apoio
- Certificado SIGO
