Introdução
A realização de reuniões no mundo profissional, constitui uma estratégia de comunicação essencial para a fluidez do trabalho e prossecução de objetivos. No entanto a facilidade e frequência com que são agendadas reuniões, nem sempre corresponde proporcionalmente à rentabilização do tempo nelas despendido. De facto, a organização de reuniões e a sua correta condução requerem técnicas que permitam aos participantes e ao líder da reunião, atingirem os objetivos propostos subjacentes à realização da mesma.
Neste seminário pretendemos abordar de uma forma global o processo de organização e de condução de reuniões de trabalho em contexto empresarial, tendo em vista a máxima rentabilização do tempo e a maior motivação e preparação de todos os intervenientes para que a eficácia das reuniões, seja uma realidade.
Objetivos
- Reconhecer a importância da preparação para o sucesso das reuniões de trabalho
- Identificar e aplicar as diferentes fases do planeamento e planificação das tarefas necessárias realizar antes da reunião.
- Conseguir identificar as tipologias de comportamento dos participantes e motiva-los em conformidade
- Identificar algumas regras de protocolo relativas à organização de reuniões e acolhimento de visitantes
Programa
- Importância das reuniões na realidade empresarial
- Identificação e reforço de objetivos
Processo de preparação de uma reunião
- Definição de objetivos
- Definição de participantes, agendamento e local
- Preparação de metodologias de condução da reunião
Protocolo na organização de reuniões e acolhimento de visitantes
- Disposição e estratégia de lugares
- Acolhimento e acompanhamento de visitantes
Condução e dinamização de reuniões: rentabilização do tempo
- Funções do dinamizador
- Estilo de liderança e análise dos participantes
- Registo dos assuntos abordados e Plano de Ações
Avaliação da reunião
- Gestão de procedimentos posteriores à reunião
- Avaliação pessoal da liderança