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Organizar o Escritório: Aplicação da Metodologia 5´s ao Espaço Administrativo e ao Arquivo 3ª Edição

INTRODUÇÃO

O escritório e o arquivo desorganizado constitui, em muitas empresas, um problema diário que faz perder tempo à procura de pastas ou documentos que deviam estar num local e já ninguém encontra. Por vezes o extravio de documentos acarreta custos ou prejuízos avultados, já não contando com os custos da falta de informação aquando de momentos de tomada de decisão.
Aliar a metodologia japonesa dos 5Sà à área administrativa é a proposta desta formação. Iremos trabalhar ideias e soluções para conseguir que o arquivo fique organizado de forma mais visual, criar formas de garantir que todos os colaboradores conheçam a metodologia de arquivo e ainda, trabalhar o ambiente do escritório na perspetiva Lean de redução de desperdício, seja, de movimentos, seja de processos lentos, ou até mesmo de stocks.
Renove a forma como olha para a organização do seu espaço administrativo. Conheça a metodologia dos 5S`s! Desafie-se!!

OBJETIVOS

No final do Curso, os Participantes serão capazes de:
  • Organizar o espaço administrativo e o arquivo em geral, de forma a que os documentos se encontrem rapidamente
  • Conhecer a metodologia 5S`s e a sua aplicação prática no ambiente administrativo
  • Organizar a documentação e arquivo de acordo com a metodologia dos 5S`s
  • Aplicar a metodologia a todo o ambiente administrativo para aumentar a eficiência e a eficácia do trabalho de todos
  • Reduzir o desperdício: de movimentos desnecessários, tempos de procura, de processos lentos, de excesso de stock

PROGRAMA

1 - O que é a metodologia 5S`s e qual o seu objetivo

2 - Os 5 passos da metodologia
  • Separar
  • Arrumar
  • Limpar
  • Normalizar
  • Manter (Disciplina)
     
3 - Como aplicar os 5S`s à organização do arquivo
  • Teoria das três idades do arquivo – separação
  • Localização adequada do arquivo – arrumação
  • Manter o arquivo em bom estado de conservação – limpeza
  • Criação de plano de arquivo – normalização
  • Fazer o arquivo diariamente      disciplina
     
4 - Como aplicar os 5S`s a todo o ambiente de escritório (gavetas, material e equipamento comum – Criação de uma ambiente de trabalho de qualidade, eficiente e produtivo

5 - Exemplos da aplicação da metodologia 5S`s à área administrativa

6 - Vantagens da metodologia 5S´s
  • Aumento da eficiência, redução de tempos de procura, melhoria da comunicação empresarial, menor esforço físico dos colaboradores, mais qualidade, melhores rendimentos

INTERESSA A

  • Chefes de equipa,
  • Gestores,
  • Pessoal Administrativo,
  • Secretárias,
  • Gestores da qualidade,
  • Consultores da qualidade,
  • Contabilistas,
  • Profissionais em geral

MÉTODOS PEDAGÓGICOS

Vão ser utilizados métodos pedagógicos afirmativos e ativos: alternância de exposições teóricas com exercícios práticos com valorização do autodiagnóstico e espírito autocrítico.

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